The Transfer of Records from Central Files to the Records Center
A Case Study at the National Library of the Republic of Indonesia
DOI:
https://doi.org/10.24252/v13i1a13Keywords:
Inactive Archives, Archival Transfer, Records Management, Archival DepreciationAbstract
This study investigates the procedures involved in the transfer of inactive archives at the National Library of the Republic of Indonesia. The data were collected through direct observation and semi-structured interviews with relevant personnel. The findings revealed that the process of transferring inactive archives comprises several key stages: the initial selection and appraisal of records, the compilation and verification of archival data within the processing unit, the preparation of transfer documentation through official minutes, and the physical or digital transfer of archives to the archival unit. The study underscores the importance of adhering to established procedures to ensure accountability, traceability, and compliance with institutional archival policies. These findings contribute to a better understanding of archival lifecycle management practices within national-level institutions and highlight the need for standardized workflows to facilitate efficient and legally sound archival transfers.
Downloads
Download data is not yet available.
References
Armiati, A., & Holizah, N. (2019). Implementasi Sistem Penyusutan Arsip di Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Barat. Jurnal Inovasi Pendidikan Ekonomi (JIPE), 9(2), 126–135. https://doi.org/10.24036/011068190
Aulianto, D. R. (2022). Evaluasi Pengelolaan Arsip Dinamis pada Unit Pengolah di Sekretariat Utama Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. Lentera Pustaka: Jurnal Kajian Ilmu Perpustakaan, Informasi Dan Kearsipan, 8(1), 25–36. https://doi.org/10.14710/lenpust.v8i1.44715
Azzahra, N. (2017). Penyusutan Dokumen Perusahaan di PT Kereta Api Indonesia (Persero). Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan, 10(2), 107. https://doi.org/10.22146/khazanah.30083
Ghony, M. D., & Almanshur, F. (2016). Metode Penelitian Kualitatif. Ar-Ruzz Media.
Hapsari, Y. A., & Suharso, P. (2021). Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor Kelurahan Pojoksari Kecamatan Ambarawa. Anuva: Jurnal Kajian Budaya, Perpustakaan, Dan Informasi, 5(4), 555–568. https://doi.org/10.14710/anuva.5.4.555-568
Harris, V. (1995). Archivists, Archives and Professionalism. South African Historical Journal, 32(1), 334–336. https://doi.org/10.1080/02582479508671840
Komariah, A., & Satori, D. (2011). Metode Penelitian Kualitatif. Alfabeta.
Miles, M. B., & Huberman, A. M. (2007). Qualitative Data Analysis (terjemahan). UI Press.
Murtiyono, G., & Prasetyawan, Y. Y. (2019). PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DALAM MENDUKUNG PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH STUDI KASUS DI BAPPEDA PROVINSI JAWA TENGAH. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 6(4), 311–320. https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/jip/article/view/23237
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (2015). Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2015 tentang pedoman Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif. Jakarta: Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (2019). Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2019 tentang pedoman Jadwal Retensi Arsip Substantif. Jakarta: Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (2019). Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 190 Tahun 2019 tentang Standar Pengelolaan dan Penyelenggaraan Arsip di Lingkungan Perpustakaan Nasional. Jakarta: Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.
Rachmaningsih, D. M & Sasmita, S. A. (2022). Strategies And Challenges In Archiving And Sharing Research Data. Proceeding of the International Conference on Innovation in Open and Distance Learning, (3), 804-810. https://innodel.lppm.ut.ac.id/public/2022/download/PROCEEDING%20INNODEL%20VOL%203%202022.pdf
Rakhmawati, R., Nuryadani, F. W., Nabila, W., & Arista, Y. (2018). "Arsip Statis Tanggung Jawab Siapa?" Kajian Perbandingan Konsep dan Pelaksanaan Akuisisi Arsip antara Sektor Publik dengan Sektor Swasta. Khizanah Al-Hikmah : Jurnal Ilmu Perpustakaan, Informasi, Dan Kearsipan, 6(2), 141-154. https://doi.org/10.24252/kah.v6i2a6
Read, J., & Ginn, M. L. (2011). Records Management. Cengage Learning.
Rembulan, S., & Mayesti, N. (2021). Pelaksanaan Penyusutan Arsip Inaktif di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bekasi. Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan, 4(2), 112. https://doi.org/10.22146/diplomatika.63067
Republik Indonesia. (2007). Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan. Jakarta: Presiden RI.
Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Jakarta: Presiden RI.
Santosa, H. (2014). Manajemen Arsip Inaktif Sebagai Solusi Permasalahan Arsip Inaktif TidakTeratur. Arsiparis Arsip UGM, 19–33. https://arsip.ugm.ac.id/wp-content/uploads/sites/401/2014/08/Manajemen-Arsip-Inaktif-HeriSantosa-1.pdf
Saputri, Y., & Rahmah, E. (2013). Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif di Kantor Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Sumatera Barat. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan Dan Kearsipan, 2(1), 443–449. https://ejournal.unp.ac.id/index.php/iipk/article/view/2354
Sudjarwo. (2011). Metodologi Penelitian Sosial. Mandar Maju.
Sugiyono. (2015). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R & D . Alfabeta.
Suhardi, H., & Daryan, Y. (1998). Terminologi Kearsipan Indonesia. PT. Sigma Cipta Utama.
Tagbotor, D. P., Adzido, R. Y. N., & Agbanu, P. G. (2015). Analysis of Records Management and Organizational Performance. International Journal of Academic Research in Accounting, Finance and Management Sciences, 5(2). https://doi.org/10.6007/IJARAFMS/v5-i2/1557
Widhi, S. H. (2020). Pemasaran Jasa Kearsipan (Cet.7). Univeristas Terbuka .
Aulianto, D. R. (2022). Evaluasi Pengelolaan Arsip Dinamis pada Unit Pengolah di Sekretariat Utama Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. Lentera Pustaka: Jurnal Kajian Ilmu Perpustakaan, Informasi Dan Kearsipan, 8(1), 25–36. https://doi.org/10.14710/lenpust.v8i1.44715
Azzahra, N. (2017). Penyusutan Dokumen Perusahaan di PT Kereta Api Indonesia (Persero). Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan, 10(2), 107. https://doi.org/10.22146/khazanah.30083
Ghony, M. D., & Almanshur, F. (2016). Metode Penelitian Kualitatif. Ar-Ruzz Media.
Hapsari, Y. A., & Suharso, P. (2021). Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor Kelurahan Pojoksari Kecamatan Ambarawa. Anuva: Jurnal Kajian Budaya, Perpustakaan, Dan Informasi, 5(4), 555–568. https://doi.org/10.14710/anuva.5.4.555-568
Harris, V. (1995). Archivists, Archives and Professionalism. South African Historical Journal, 32(1), 334–336. https://doi.org/10.1080/02582479508671840
Komariah, A., & Satori, D. (2011). Metode Penelitian Kualitatif. Alfabeta.
Miles, M. B., & Huberman, A. M. (2007). Qualitative Data Analysis (terjemahan). UI Press.
Murtiyono, G., & Prasetyawan, Y. Y. (2019). PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DALAM MENDUKUNG PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH STUDI KASUS DI BAPPEDA PROVINSI JAWA TENGAH. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 6(4), 311–320. https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/jip/article/view/23237
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (2015). Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2015 tentang pedoman Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif. Jakarta: Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (2019). Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2019 tentang pedoman Jadwal Retensi Arsip Substantif. Jakarta: Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (2019). Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 190 Tahun 2019 tentang Standar Pengelolaan dan Penyelenggaraan Arsip di Lingkungan Perpustakaan Nasional. Jakarta: Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.
Rachmaningsih, D. M & Sasmita, S. A. (2022). Strategies And Challenges In Archiving And Sharing Research Data. Proceeding of the International Conference on Innovation in Open and Distance Learning, (3), 804-810. https://innodel.lppm.ut.ac.id/public/2022/download/PROCEEDING%20INNODEL%20VOL%203%202022.pdf
Rakhmawati, R., Nuryadani, F. W., Nabila, W., & Arista, Y. (2018). "Arsip Statis Tanggung Jawab Siapa?" Kajian Perbandingan Konsep dan Pelaksanaan Akuisisi Arsip antara Sektor Publik dengan Sektor Swasta. Khizanah Al-Hikmah : Jurnal Ilmu Perpustakaan, Informasi, Dan Kearsipan, 6(2), 141-154. https://doi.org/10.24252/kah.v6i2a6
Read, J., & Ginn, M. L. (2011). Records Management. Cengage Learning.
Rembulan, S., & Mayesti, N. (2021). Pelaksanaan Penyusutan Arsip Inaktif di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bekasi. Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan, 4(2), 112. https://doi.org/10.22146/diplomatika.63067
Republik Indonesia. (2007). Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan. Jakarta: Presiden RI.
Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Jakarta: Presiden RI.
Santosa, H. (2014). Manajemen Arsip Inaktif Sebagai Solusi Permasalahan Arsip Inaktif TidakTeratur. Arsiparis Arsip UGM, 19–33. https://arsip.ugm.ac.id/wp-content/uploads/sites/401/2014/08/Manajemen-Arsip-Inaktif-HeriSantosa-1.pdf
Saputri, Y., & Rahmah, E. (2013). Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif di Kantor Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Sumatera Barat. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan Dan Kearsipan, 2(1), 443–449. https://ejournal.unp.ac.id/index.php/iipk/article/view/2354
Sudjarwo. (2011). Metodologi Penelitian Sosial. Mandar Maju.
Sugiyono. (2015). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R & D . Alfabeta.
Suhardi, H., & Daryan, Y. (1998). Terminologi Kearsipan Indonesia. PT. Sigma Cipta Utama.
Tagbotor, D. P., Adzido, R. Y. N., & Agbanu, P. G. (2015). Analysis of Records Management and Organizational Performance. International Journal of Academic Research in Accounting, Finance and Management Sciences, 5(2). https://doi.org/10.6007/IJARAFMS/v5-i2/1557
Widhi, S. H. (2020). Pemasaran Jasa Kearsipan (Cet.7). Univeristas Terbuka .
Published
2025-05-02
How to Cite
Dewi, R. C., Aulianto, D. R., & Rachmaningsih, D. M. (2025). The Transfer of Records from Central Files to the Records Center: A Case Study at the National Library of the Republic of Indonesia. Khizanah Al-Hikmah : Jurnal Ilmu Perpustakaan, Informasi, Dan Kearsipan, 13(1). https://doi.org/10.24252/v13i1a13
Issue
Section
Articles
License
Copyright (c) 2025 Ratna Candra Dewi, Dwi Ridho Aulianto, Dewi Maharani Rachmaningsih
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License.
By submitting your manuscript to our journal, you are following Copyright and License
